Voyons du concret.
Des solutions simples, mises en place dans les outils du quotidien, et utilisées chaque jour par de vraies personnes.
Une routine pilotée à la voix.
Le point de départ
Pauline accompagne ses clients en bilan de compétences et en validation des acquis de l'expérience. Entre les rendez-vous, les dossiers et les mails, les idées et les tâches s'accumulaient. Elle les notait sur papier, sans jamais avoir le temps d'y revenir.
Ce que nous avons mis en place
- Une routine pilotée à la voix : elle parle à son téléphone dès qu'une idée lui vient. Son assistant IA transforme ça en liste de tâches priorisée, en rendez-vous et en mails prêts à relire. Les mails restent des brouillons : c'est elle qui les relit et les envoie.
- Des premiers contacts qui se préparent tout seuls : à chaque nouvelle demande, un brouillon de réponse apparaît dans sa messagerie, avec son lien de prise de rendez-vous et sa signature. Elle complète le prénom, vérifie et envoie. Ses modèles de mails sont rangés dans sa messagerie, accessibles en deux clics.
Ce qui a changé
- Avant : des notes écrites, jamais reprises.
- Après : deux notes vocales par jour, le matin et le soir, transformées en tâches, rendez-vous et mails.
- Puis, à la demande de Pauline, j'ai fait évoluer l'outil : elle dicte désormais ses notes tout au long de la journée, au moment où les idées arrivent.
- Une charge mentale nettement allégée, des journées mieux organisées.
- Environ 4 heures gagnées par semaine.
« J'ai la tête plus légère, et je prends encore plus de plaisir à faire mon métier. »
Violette, professeure de Pilates à domicile
Des rendez-vous notés à la voix, des rappels qui partent seuls.
Le point de départ
Violette donne ses cours de Pilates au domicile de ses clientes. Les rendez-vous se fixent en fin de séance, par message ou par téléphone, souvent entre deux trajets. Il faut ensuite penser à les noter correctement, puis à rappeler chaque cliente la veille. Faute de temps, ce rappel ne partait pas toujours, et une cliente qui a oublié son cours, c'est un déplacement pour rien.
Ce que j'ai mis en place
- D'abord, un formulaire simple : chaque rendez-vous saisi en quelques secondes s'inscrit dans son agenda avec un intitulé toujours au même format. La veille, chaque cliente reçoit automatiquement un SMS de rappel, envoyé depuis le numéro de Violette.
- Puis, un assistant vocal : l'outil a évolué avec elle. Aujourd'hui, elle dicte son rendez-vous en sortant de chez sa cliente, et l'assistant l'inscrit dans l'agenda, au bon format.
Un outil, deux métiers
L'assistant vocal de Violette s'inspire directement de la routine mise en place pour Pauline. Une consultante et une professeure de Pilates n'ont rien en commun, et pourtant la même idée leur fait gagner du temps. C'est l'un des avantages de travailler avec moi : ce qui fonctionne chez l'un de mes clients peut servir chez un autre, quel que soit son métier. Et l'IA n'est pas réservée à ceux qui passent leur journée devant un ordinateur.
Ce qui a changé
- Plus aucun SMS de rappel oublié.
- Moins de cours annulés au dernier moment, et plus de déplacement pour rien.
- Des rendez-vous notés en quelques secondes, sans même sortir un clavier.
Testé d'abord sur moi.
Pendant mes années en entreprise, j'ai mis en place des dizaines d'automatisations, pour moi et pour mes collègues : sur les tableurs, sur la messagerie, sur les tâches qui reviennent chaque semaine. C'est là que j'ai appris ce qui fonctionne vraiment au quotidien, et ce qui reste un gadget.
Un prévisionnel de commandes, d'une heure à un clic
- Avant : chaque semaine, une heure à saisir à la main chaque quantité de chaque référence.
- Après : le fichier se remplit en un clic, sans risque de sauter une ligne ou d'inscrire une information erronée.
10 à 20 factures par jour, envoyées sans y penser
- Avant : chaque facture envoyée à la main, une par une.
- Après : je déposais les factures dans un dossier et, en un clic, tous les mails se préparaient dans mes brouillons. Chacun avec la bonne facture en pièce jointe, les bonnes personnes en copie, et un message déjà rédigé dans la langue du client (français, anglais ou allemand), en tutoiement ou en vouvoiement selon l'habitude. Il ne restait qu'à relire et envoyer.
Une revue hebdomadaire préparée en 5 minutes
- Avant : une à deux heures de tableaux croisés et de mise en forme à la main pour un collègue, avant sa réunion avec la direction et l'équipe commerciale.
- Après : il exportait les commandes de son logiciel de gestion, cliquait sur un bouton, et le tableau se remplissait tout seul, classé par commercial et par type de produit. Cinq minutes au plus.
Et si la prochaine, c'était la vôtre ?
Un échange gratuit pour repérer, ensemble, la tâche qui vous fera gagner le plus de temps.